Самый простой способ хранения и организации важных документов в домашних условиях!

Поделись с подружками :
Надоело перебирать шкаф с разбросанными документами и ничего не находить ничего?
Даже самый грязный, самый переполненный шкаф для хранения личных документов может быть истощен - вам просто нужно время, терпение и надежная стратегия хранения бумаги. 
Если вы только закончили университет, или живете в доме с детьми, у каждого из них есть свой собственный набор важных личных документов, вам нужна система хранения бумаг, которая поможет вам разобраться во всем: от страховых бумаг до выписки по кредитной карте. Вот как можно сделать поиск и подачу важных документов проще в домашних условиях.

1. Разложить по категориям

Начните с сортировки документов по категориям (домашнее хозяйство, школа, домашние животные). Уничтожьте устаревшие или ненужные документы, содержащие личную информацию, такую ​​как ваше имя, адрес и особенно номер социального страхования или номер кредитной карты. Менее конфиденциальные документы могут быть просто выброшены.


2. Сортировка с легкостью

Сначала создайте ярлыки с категориями больших изображений, за которыми следуют более узкие описания («Медицина» или «Счета: 2019»). Используйте папки со всеми правыми или левыми вкладками - они быстрее пролистывают, чем вкладки в разных позициях и по алфавиту.


3. Размер 

Определите, сколько места для хранения вам нужно. Например, если вы храните большинство своих файлов в цифровом виде, не используйте большой шкаф для хранения документов. Это пустая трата места, и у вас может возникнуть соблазн заполнить ее файлами, которые вам не нужны, или предметами, которые не принадлежат шкафу для хранения документов. Вместо этого выберите поле для файла на рабочем столе.


4. Учитывайте частоту использования

Запасные места для хранения (например, высокие полки в менее используемых шкафах) являются идеальными местами для архивирования файлов, таких как налоговые декларации и банковские выписки. Резервируйте места с легким доступом для предметов, которые вам нужны более регулярно, таких как школьные формы и рецепты.


5. Держите документы в чистоте

Регулярно просматривайте файлы, к которым вы регулярно обращаетесь, каждые три-шесть месяцев. Архивируйте или уничтожайте документы, которые больше не актуальны. Налоговые декларации и документы, относящиеся к домашнему ремонту, должны храниться не менее трех лет.

Переходите на безбумажный вид хранения документов. 

Цифровая организация документов, очевидно, создает меньше места, и инструмент поиска вашего компьютера может помочь вам найти именно то, что вы ищете. Следуйте тем же правилам для цифровых этикеток, что и для физических. Создайте резервную копию файлов на внешнем жестком диске или используйте службу облачного хранения, например, Google Drive. Приложение Evernote Scannable (бесплатно для iOS ) помогает быстро конвертировать бумажные файлы в цифровые.

Поделись с подружками :